Livechat on helppo ja nopea tapa tavoittaa asiakkaat. Monesti asiakkaat haluavat vastauksen kysymyksiinsä mahdollisimman nopeasti vieraillessaan nettisivuilla. Livechatin voidaan myös ajatella kasvattavan potentiaalisia kauppoja, koska asiakkaaseen saadaan heti yhteys.

Livechatin käyttöönotto alkaa tiimien perustamisella. Nämä tiimit voivat voivat perustua esimerkiksi eri alan asiantuntijoihin, maakohtaisiin tiimeihin tai toimipisteiden sijaintiin. Huomioithan tiimejä perustettaessa, että tiimi olisi sellainen, että siellä olevilla jäsenillä on mahdollisuus vastata tuleviin viesteihin mahdollisimman paljon. Älä siis perusta turhaan tiimejä, jotka eivät pääse vastaamaan Live Chat viesteihin (esim. Joissakin tapauksissa 1-2 hengen tiimejä).

Tämä tiimin hallinta-koulutus lähtee oletuksesta, että tiimit on jo luotu ja käyttäjät kutsuttu. Live Chat tiimien luomisessa olethan yhteydessä Serviceformiin tai katso ohjeet tiimien luomiseksi täältä: https://help.serviceform.com/articles/create-a-team 

Tiimin hallinta

Tiimin hallintaan pääset valitsemalla: 

1. Asetukset

2. Tiimit

Avautuvasta välilehdestä löydät seuraavia tietoja

1. Luodut tiimit

2. Klikkaamalla jotakin tiimiä, näet käyttäjät tietyssä tiimissä. Tiimin sisällä olevista jäsenistä voit tarkistaa esimerkiksi henkilön nimen, katsoa/muuttaa mihin tiimeihin hänellä on oikeus ja millä roolilla hän on käyttöjärjestelmässä. 

3. Toiminnoista voit muokata käyttäjää tai poistaa käyttäjän. Kynän kuvasta voit esimerkiksi muuttaa henkilön nimeä tai kuvaa. 

4. Oikeasta yläreunasta voit kutsua henkilöitä tiimiin

Näin kutsut tiimiisi jäseniä

Tiimin jäsenten lisääminen tapahtuu kutsumalla heidät sähköpostilla tiimiin. 

Lisätään nyt yksi henkilö tiimiin! Paina oikeasta yläkulmasta “Kutsu tiimiin” tai “+invite team members” -valintaa.

Tämän jälkeen sinulle aukeaa ikkuna, johon täytetään kutsuttavan henkilön tiedot. Täytä siis seuraavat tiedot:

• Kutsuttavan henkilön sähköposti
• Kutsuttavan henkilön Nimi
• Määritä tiimit, joihin käyttäjällä on oikeus
• Valitse kutsuttavan henkilön rooli

Kun olet täyttänyt yllä olevat tiedot niin voit lähettää kutsun painamalla “Send invitation”.

Roolien oikeudet: 

Master käyttäjä	Täydet oikeudet järjestelmään
Käyttäjä / User	Osittaiset oikeudet järjestelmään, kuten Livechat, kalenteri, liidien selaus ym. Voit poistaa user käyttäjältä oikeuksia tiettyihin toimintoihin, kuten työkalut, statistiikka, flex (liidit), Ourly (kalenteri):
Livechat	Vain oman tiimin Live Chattit

‍

Livechat

Vain oman tiimin Live Chatit

Näet kaikki kutsutut henkilöt (jotka eivät ole vielä rekisteröityneet) skrollaamalla tiimivalikkoa alaspän ja valitsemalla “Invited team members”. Avautuvalta välilehdeltä voit lähettää kutsun uudestaan tai poistaa kutsun kokonaan.